سازماندهی 3

در مقالات سازماندهی 1 و سازماندهی 2 به موضوعات کلیدی در این مورد پرداخته شد. حال در ادامه و در بخش پایانی آن به موضوعات تکمیلی زیر اشاره می گردد.

فرهنگ:

به مجموعه باورها، ارزش‌ها، آداب و رسوم، سنن، هنجارها و… فرهنگ اتلاق می گردد. فرهنگ بر تعیین اهداف و راهبردهای آتی سازمان، بر انتخاب و تربیت نیروی انسانی مورد نیاز سازمان، همچنین بر انتخاب فناوری های مورد نیاز سازمان و حتی در سطحی کلان بر نحوه ادارک و زاویه دید افراد در سازمان‌ها به شدت تاثیرگذار است.

ایدئولوژی:

نهضت‌های فکری رایج و پارادایم‌های غالب در جامعه بشری ساختار سازمان‌های هم عصر خود و چه بسا سازمان‌های فراعصر خود را تحت تاثیر قرار می دهد. لایه شفاف ساختار سازمان، تحت تاثیر لایه نیمه شفاف نظریه های سازمان و نظریه های سازمان نیز تحت تاثیر لایه غیرشفاف ایدئولوژی قرار می گیرد.

صف و ستاد

صف چيست؟

آن دسته از سازمان هایی كه فعاليت آن ها مستقيما به تامين هدف سازمان كمک می كند صف ناميده می شود. هيچ سازمانی قادر نيست بدون وجود واحدهای صفی به بقای خود ادامه دهد. بر مبنای چنين تعريفی واحدهای تهيه و فروش در رديف های صفی در خواهند آمد.

ستاد چيست؟

آن دسته از وظايفی كه به طور غير مستقيم به اجرای وظايف اصلی كمک می كنند ستاد ناميده می شوند. ستاد را می توان چنين تعريف نمود:

سازمان ها يا افرادی كه وظيفه اصلی آن ها كمک به واحدهای صفی است تا آن ها بتوانند هدف اصلی سازمان را بهتر تامين كنند بنابراين امكان دارد كه واحدهای ستادی علاوه بر ارائه نظريات مشورتی وظايف ديگری را بر عهده بگيرند از قبيل، تحقيق برای برطرف كردن مشكل سازمان، جمع آوری اطلاعات، سازمان دادن و نظارت.

الگوهای متداول در تعيين ساختارهای سازمان

• ساختار بر مبنای وظيفه
• ساختار بر مبنای توليد
• ساختار بر مبنای منطقه عمليات
• ساختار پروژه‌ای
• ساختار ماتريسی (خزانه‌ای)

سازماندهی بر مبنای وظیفه:

در اين روش، واحدهای سازمانی بر اساس وظايف سازمان، طراحی و ايجاد می گردند. برای مثال در يک سازمان توليدی و بازرگانی، واحدهای طراحی محصول، توليد، انبار، بازاريابی، فروش و نظاير آن در نظر گرفته می شوند. اين روش از قديمی ترين روش‌های سازمان‌دهی محسوب می شود و هنوز هم در بسياری از سازمان‌ها، بويژه برای سازماندهی سطوح عملياتی، مورد استفاده قرار می گيرد.

مزايای سازمان‌دهی بر مبنای وظیفه

1. سازمان‌دهی بر مبنای وظيفه، يكی از منطقی ترين و ساده‌ترين روش‌های سازمان‌دهی برای افزايش كارآیی واحدها و تشكيلات سازمانی است و بازدهی سازمان را در كارهای يكنواخت و تكراری بالا می برد. تخصصی شدن كار و قرار‌دادن كارهای با ويژگی هایی همانند با يكديگر منجر به اقتصادی شدن مقياس و به حداقل رسيدن دوباره‌كاری های كاركنان و تجهيزات می شود.
2. در اين روش به توان و كارآیی واحدهای تخصصی مختلف، توجه می شود و با ايجاد حوزه‌های قوی تخصصی در سازمان، سطح تخصص نيروهای موجود در آن، ارتقاء می يابد؛ ضمن اينكه توان و كارآیی واحد‌های تخصصی مختلف، قابل ارزيابی خواهد شد؛
3. در اين روش، به علت تثبيت وظايف افراد و معين بودن شيوه انجام كار، آموزش نيروی انسانی، آسان‌تر و كم‌هزينه‌تر است و در بكارگيری نيروهای انسانی متخصص صرفه‌جويی می شود؛ زيرا می توان نيرو های عادی و كارگران غير ماهر را نيز بكار گرفت.

معايب سازمان‌دهی بر مبنای وظیفه

1. در مواردی كه ميان وظايف واحدهای مختلف سازمان، وابستگی متقابل وجود داشته باشد، كارآیی سازمان تا حد كارآیی ضعيف‌ترين واحد سازمانی، تنزل می كند؛
2. هرچند كه كنترل و ارزشيابی عملكرد واحدهای وظيفه‌ای آسان‌تر به نظر می رسد؛ ولی اگر كار واحدهای مختلف مكمل يكديگر باشد و انجام كار مستلزم انجام كار ساير واحدها باشد، ارزيابی، بسيار دشوار خواهد بود و مسئوليت واحدهای مختلف، لوث می گردد؛ زيرا به درستی مشخص نمی شود كه عملكرد سازمان، ناشی از عملكرد ضعيف يا اشتباه كدام يک از واحدهای وظيفه‌ای سازمان است؛
3. با توجه به اينكه واحدهای سازمانی، وظايفشان از پيش تعريف می شود، در صورت تغيير شرايط محيطی، فاقد انعطاف‌پذيری كافی برای تطبيق سريع وظايف و عملكرد خود، با نيازهای جديد محيط هستند. همچنين هرگاه مأموريت سازمان تغيير يابد، تطبيق واحدهای وظيفه‌ای با ماموريت و رسالت جديد سازمان، دشوار است؛
4. با توجه به شكل‌گيری نوعی شيفتگی تخصصی در واحدهای وظيفه‌ای، ممكن است نوعی تضاد يا رقابت ميان آنها به وجود آيد و اين امر به اخلال در انجام مأموريت سازمان بيانجامد؛ زيرا با توجه به وظايف تعريف‌شده و خاص هر واحد سازمانی، اگر همكاری بين واحدها تضعيف شود و بين آنها تضاد و تزاحم ايجاد شود و مسئول هر واحد فقط به فكر واحد خود باشد، نتيجه‌ای جز اتلاف منابع و نابودی تدريجی سازمان به دست نمی آيد. دراين نوع سازمان‌دهی، به علت تخصصی شدن كارها، افراد، معمولا برداشت و درک ضعيفی از آنچه كه افراد در وظايف ديگر انجام می دهند، دارند.
5. مديران و كاركنان واحدهای وظيفه‌ای، مجبورند كه در يک حوزه تخصصی فعاليت كنند و رشد آنها در سلسله مراتب سازمانی نيز در همان حوزه تخصصی پيش‌بينی می شود؛ بنابراين امكان پرورش مديران چندبعدی برای تصدی مشاغل سطوح مديريت عالی فراهم نمی گردد؛ بنابراين مسئولين سازمان، مجبور خواهند بود برای تصدی اين‌گونه مشاغل، از افراد بيرون از سازمان استفاده كنند؛ كه اين امر خود به تضعيف روحيه مديران فعلی می انجامد.

سازماندهی بر مبناي توليد یا محصول

در این روش واحدهای سازمانی را بر مبنای انواع محصولات و خدمات سازمان، طراحی و ایجاد می‌‌کنند؛ به طوری که هر واحد سازمان‌دهی، مسئول انجام کلیه عملیات ساخت و تولید یک محصول معین می‌‌شود و حتی گاهی اوقات، وظیفه‌ی بازاریابی و فروش آن محصول را نیز به عهده می‌‌گیرد و کلیه واحدهای پشتیبانی مورد نیاز خود را به طور مستقل ایجاد می‌کند.

مزایای سازماندهی بر مبنای تولید محصول/ خدمت

1. با توجه به مشخص شدن حوزه فعاليت و ميزان اختيارو مسئوليت مديران استقلال نسبی آنها حفظ می شود.
2. با معطوف شدن توجه مديران به يک واحد معين تلاش آنها صرف سودآوری در آن واحد می گردد.
3. با تمركز فعاليت مديران در واحدهای معين عملكرد آنها قابل ارزيابی خواهد بود.
4. ضمن بهبود هماهنگی ميان فعاليت های تخصصی همكاری واحدهای تخصصی افزايش می يابد.
5. زمينه مناسبی برای پرورش مديران و آموزش عملی آنها فراهم می آورد.
6. هنگامی كه تنوع كالاها و خدمات و ميزان آنها زياد باشد شيوه مناسبی برای سازماندهی است.

معایب سازماندهی بر مبنای تولید محصول/ خدمت

1. با توجه به افزايش تعداد واحدها نياز به مديران كل و سرپرستان افزايش می يابد.
2. امكان ارائه خدمات تخصصی به صورت متمركز و با صرفه كاهش می يابد.
3. كنترل و ايجاد هماهنگی ميان فعاليت واحدهای توليدی متعدد و متنوع در كل سازمان دشوار می گردد.
4. با توجه به پراكنده شدن نيروهای متخصص در واحدهای سازمان موجب تضعيف گروه‌های تخصصی می شود.

سازماندهی بر مبنای منطقه جغرافيایی

استفاده از سازماندهی بر مبنای منطقه جغرافيایی برای سازمان هایی كه از نظر مكانی در يکجا متمركز نيستند اهميت دارد در اين روش فعاليت های سازمان در هر منطقه يا ناحيه گروه‌بندی می گردد و تحت نظر يک مدير قرار می گيرد معمولا در سازمان های بزرگ از روش سازماندهی بر مبنای ناحيه جغرافيایی استفاده می شود اگر هدف سازمان جلب مشاركت مسئولان محلی در تصميم گيری و بهره گيری از امكانات محل باشد.

مزایای سازماندهی بر مبنای منطقه جغرافيایی

1. سطح مسئوليت ها پايين نگه داشته می شود و به سطح بخش های جغرافيایی و منطقه ای محدود می شود.
2. بر مسائل و مشكلات محلي تأكيد می شود.
3. فرصت ها و موقعيت های محلی مورد توجه قرار می گيرند.
4. موجب بهبود هماهنگی فعاليت ها در سطح محل می شود.
5. شرايط مطلوبی برای كارآموزی مديران كل و افزايش تجارب آنان فراهم می آورد.

معایب سازماندهی بر مبنای منطقه جغرافيایی

1. تعداد نيروی انسانی ماهر مورد نياز برای انتصاب در سطوح مديريتی افزايش می يابد.
2. با افزايش پراكندگی جغرافيایی كنترل اماكن ارائه خدمات متمركز و با صرفه كاهش می يابد.
3. نظارت توسط مديران عالی دشوارتر می گردد.

سازماندهی بر مبنای برنامه/ پروژه

این روش همانند سازماندهی بر مبنای محصول است ولی به جای محصول، ‌یک برنامه یا پروژه قرار می‌گیرد بدین ترتیب که فعالیت‌های سازمان را در قالب برنامه‌ها و پروژه های مختلف تقسیم می‌نمایند و هر برنامه یا پروژه را تحت مدیریت خاص در می‌آورند. از محاسن ساختار پروژه ای آن است كه ضعف عملكرد يک واحد از سازمان كل سازمان را تحت تأثير خود قرار نمی دهد و مشكلات ناشی از كندی ارتباطات و سلسله مراتب طولانی كاهش می يابد. همچنين كنترل بازده هر پروژه آسانتر می شود همانگونه كه در سازماندهی بر مبنای محصول نيز كنترل خط توليد يک محصول آسانتر است.

سازماندهی ماتریسی یا خزانه ای

اگر سازماندهی بر مبنای وظيفه را با سازماندهی بر مبنای محصول مشتری يا ناحيه تركيب كنيم شيوه جديدی برای سازماندهی به دست می آيد كه آن را سازماندهی خزانه ای می ناميم. در اين شيوه افراد متخصص تحت نظر دو نوع سرپرستی قرار می گيرند و به انجام وظيفه می پردازند به اين ترتيب كه از حيث تخصصی تحت نظر مدير خزانه تخصصی قرار می گيرند. از ساختار خزانه ای به اميد بهره مندی همزمان از مزايای ساختار مبتنی بر محصول استفاده می شود.

می توان گفت كه سازماندهی خزانه ای در واقع شكل پيشرفته تری از سرپرستی چندجانبه است و برای سازمان های بزرگی كه فعاليت فنی پيچيده و متنوعی را انجام می دهند مناسب است به همين دليل از اين شيوه سازماندهی بيشتر در سازمان ها مشاوره ای، مراكز آموزشی و مراكز علمی– تحقيقاتی استفاده می شود.

مزایای سازماندهی ماتریسی

1. ساختاری پویا و ارگانیک است.
2. توانایی در واکنش سریع به تغییرات.
3. افزایش انگیزه از طریق ایجاد محیطی با هنجارهای آزاد منشانه که باب طبع افراد حرفه ای است.
4. استفاده از منابع به صورت مشترک در سازمان‌های متوسط.

معایب سازماندهی ماتریسی

1. استفاده از اين ساختار موجب كاهش ثبات كاركنان در محل كار می شود.
2. ممكن است به دليل بروز تمايلات متفاوت ميان مديران برنامه ها و مديران گروه های تخصصی جنگ قدرت در بگيرد و موجب اتلاف منابع سازمان شود.
3. دشواری هماهنگی ميان گروه های تخصصی و برنامه ها برای استفاده بهينه از نيروی انسانی.
4. دشواری تصميم گيری در سازمانهای دارای ساختار خزانه ای.

به منظور کسب اطلاعات بیشتر، مطالعه مقاله ابزار های تحلیل داده را به شما عزیزان پیشنهاد می نماییم.